Τι ακολουθεί την ίδρυση μιας εταιρείας; Υποχρεώσεις και πρακτικές οδηγίες.

της Έλενας Αλκ. Σπυροπούλου, Δικηγόρου

Η ίδρυση μιας εταιρείας είναι πολύπλοκη και χρονοβόρα υπόθεση. Ακόμη κι όταν όμως η εταιρεία έχει ιδρυθεί, οι νομικές υποχρεώσεις των εταίρων όχι μόνο δεν σταματούν, αλλά αντιθέτως μόλις αρχίζουν. Ανάλογα με το είδος και τη δραστηριότητα μιας εταιρείας διαφέρουν και οι νομικές ανάγκες, οι πρώτες κινήσεις όμως παραμένουν κοινές για όλους και είναι οι εξής:

1. Τήρηση Βιβλίων και Στοιχείων. Καταρχάς πρέπει να τηρείτε τα σωστά βιβλία (τιμολόγια, ημερολόγια, λίστες προμηθευτών κ.ά.) τόσο για φορολογικούς σκοπούς όσο και για να διευκολύνετε την καθημερινότητά σας. Σε κάθε περίπτωση το καλύτερο είναι να συνεργαστείτε ή να προσλάβετε έναν άξιο λογιστή για να φροντίζει τις υποχρεώσεις αυτού του είδους για εσάς και την επιχείρησή σας. Ο λογιστής σας θα σας ενημερώνει για την καλύτερη δυνατή οικονομική πολιτική που μπορείτε να ακολουθείτε, για κάθε απαραίτητη ενέργεια προς τη Δημόσια Οικονομική Υπηρεσία που ανήκετε, και θα φροντίζει τις καθημερινές λογιστικές υποχρεώσεις σας.

2. Θα χρειαστείτε προσωπικό; Αν ναι, ζητήστε από το δικηγόρο σας να σας δώσει συμβάσεις εργασίας, που να ανταποκρίνονται στις ανάγκες της δουλειάς σας και στο είδος του προσωπικού που ζητάτε. Σε κάθε περίπτωση προτιμήστε να έχετε ευχαριστημένους τους ανθρώπους που εργάζονται για εσάς. Όλοι έχουμε παρατηρήσει τη διαφορά ανάμεσα σε ευχαριστημένους και γελαστούς υπαλλήλους που χαίρονται να εξυπηρετούν και σε άλλους που μας διώχνουν με τον τρόπο τους. Η διαφορά αυτή δεν έχει να κάνει με το χαρακτήρα του εργαζόμενου, αλλά με το πόσο καλά αισθάνεται στο χώρο και με τις συνθήκες εργασίας του, ακόμη και με τη γνώμη που έχει για το αφεντικό του, δηλαδή για εσάς.
Διασφαλίστε τη θέση τους, πληρώνοντας τα νόμιμα στα ασφαλιστικά τους ταμεία και δώστε τους κίνητρα για να εργαστούν πρόθυμα και αποτελεσματικά. Αν δεν έχετε τη δυνατότητα να αμοίβετε τους εργαζόμενούς σας κάθε μήνα με μεγάλο μισθό, συμφωνήστε μαζί τους στη νόμιμη αμοιβή, συνυπολογίζοντας φυσικά την οικογενειακή κατάσταση ή τις γνώσεις και την εμπειρία τους, συν κάποιο μπόνους ή ποσοστό, ανάλογα με την αποδοτικότητά τους. Αυτό σημαίνει ότι αναγνωρίζετε τα προσόντα του υπαλλήλου σας, υπολογίζετε την προσωπική του ζωή, και δεν τον χρησιμοποιείτε σαν αναλώσιμο είδος. Τα ποσοστά ή η επιπλέον αμοιβή είναι σημαντικό κίνητρο και μπορούν να αυξήσουν κατακόρυφα το ενδιαφέρον και την εργατικότητα του.

3. Προσφέρετε προϊόντα ή υπηρεσίες; Κατοχυρώσετε την επωνυμία ή το σήμα σας. Είναι μια διαδικασία απλή και σχετικά σύντομη και σας εξασφαλίζει αναγνωρισιμότητα στην αγορά. Διαλέξτε το σήμα ή/και την επωνυμία με τα οποία θέλετε να συνδέσετε τη δραστηριότητά σας και καθιερώστε τα στις συναλλαγές, έτσι ώστε με την εμφάνισή τους και μόνο, να είναι γνωστό το είδος και η ποιότητα των προϊόντων/υπηρεσιών σας. Για την επωνυμία σας αρμόδιο είναι το Επαγγελματικό Επιμελητήριο της περιοχής σας και για το Εμπορικό Σήμα σας το Υπουργείο Ανάπτυξης, Διεύθυνση Εμπορικής και Βιομηχανικής Ιδιοκτησίας.

4. Προστατεύστε τα προϊόντα σας με ευδιάκριτους όρους χρήσης. Αντί να διαφωνείτε με τους πελάτες σας εκ των υστέρων, φροντίστε ήδη από την αγορά/εγκατάσταση/προσφορά του προϊόντος/υπηρεσίας σας να έχει ενημερωθεί για το τι αγοράζει και με ποιους όρους του προσφέρεται. Αν κατασκευάζετε προϊόντα, τα οποία έρχονται σε επαφή ή/και συνδέονται με δεδομένα ή άλλα προϊόντα των πελατών σας (π.χ. ηλεκτρονικά προγράμματα που εγκαθίστανται στο σκληρό δίσκο του υπολογιστή) φροντίστε να τα συνοδεύετε με όρους χρήσης, τους οποίους ουσιαστικά ο πελάτης πρέπει να αποδεχτεί προκειμένου να χρησιμοποιήσει ή εγκαταστήσει το προϊόν σας. Μέσα σε αυτούς καταστήστε σαφές τι επιτρέπεται και τι απαγορεύεται να κάνει ο πελάτης σας π.χ. επιτρέπονται μία ή δύο εγκαταστάσεις του προγράμματος αλλά όχι και τρίτη, απαγορεύεται η αλλοίωση του περιεχομένου/η περαιτέρω διανομή του/η δημοσίευσή του κ.τ.λ. Οι όροι χρήσης σας δίνουν ακόμη την ευκαιρία να διευκρινήσετε το μερίδιο ευθύνης που σας αναλογεί σε περίπτωση ζημίας. Έτσι είναι καλό να αποκλείσετε δική σας ευθύνη για τυχόν ζημίες από μη ενδεδειγμένη χρήση του προϊόντος.

5. Διαφημιστείτε: Προωθείστε τη δουλειά σας μέσω της διαφήμισης προσέχοντας αυτό που διαφημίζετε να είναι πράγματι αυτό που προσφέρετε. Μην παρασύρεστε από ηχηρές διατυπώσεις άλλων διαφημίσεων με εντυπωσιακά μεγάλες και ευνοϊκές προσφορές. Η ψευδής διαφήμιση είναι παράπτωμα και τιμωρείται υπέρ του καταναλωτή, υπάρχουν δε πολλές οργανώσεις καταναλωτών, που δουλειά τους είναι να δέχονται τα παράπονα των δυσαρεστημένων καταναλωτών και να προβαίνουν σε καταγγελίες.

6. Συναλλάσσεστε με άλλες επιχειρήσεις του κλάδου σας; Συμφωνείστε κατά τις διαπραγματέυσεις σε ένα σύμφωνο εμπιστευτικότητας (non disclosure aggreement). Το κάνουν ήδη όλες οι μεγάλες εταιρείες, των οποίων οι πληροφορίες είναι πολύτιμες και η διαρροή τους θα προκαλούσε τεράστιες ζημίες. Αν πρέπει να διερευνήσετε το ενδεχόμενο μιας συνεργασίας ή ακόμη και αν είστε στη διαδικασία σύναψης τελικής σύμβασης αλλά απέχετε ακόμη χρονικά από αυτό το σημείο, φροντίστε να διασφαλίσετε τις «μυστικές συνταγές» της επιχείρησής σας, μέχρι η συμφωνία να καταστεί τελική, και ο όρος της αμοιβαίας εμπιστοσύνης να περιλαμβάνεται στο τελικό έγγραφο συμφωνίας.

Φυσικά αναλόγως με το είδος της εταιρείας έχετε πλήθος άλλων νομικών υποχρεώσεων, οι οποίες μπορούν με σωστή οργάνωση να γίνουν απλές διαδικασίες. Οι ΕΠΕ και οι ΑΕ για παράδειγμα, υπόκεινται σε διατυπώσεις δημοσιότητας για κάθε αλλαγή/τροποποίηση του καταστατικού τους, τις οποίες καλό είναι να αναλάβει ο δικηγόρος σας, ώστε να διασφαλιστεί η ορθότητα της διαδικασίας απέναντι σε όλες τις εμπλεκόμενες πλευρές (Εφορία, Επιμελητήριο, Νομαρχία). Η διαδικασία λήψης αποφάσεων επίσης διαφέρει σε κάθε είδος εταιρείας. Οι ανώνυμες εταιρείες έχουν πολύ συχνή ανάγκη σε γενικές συνελεύσεις των μετόχων και διοικητικά συμβούλια. Στην αγορά κυκλοφορούν εντύπως και σε ηλεκτρονική μορφή υποδείγματα συμβάσεων και αποφάσεων ΔΣ ή ΓΣ. Είναι χρήσιμα για τον πρώτο καιρό, ώστε να οργανωθείτε γρήγορα και να γνωρίσετε από κοντά τις διαδικασίες. Επουδενί όμως δεν θα αντικαταστήσουν το νομικό σας σύμβουλο, ο οποίος ενδεχομένως παριστάμενος και αυτοπροσώπως στις γενικές συνελέυσεις ή τα διοικητικά συμβούλια της επιχείρησης, θα σας ετοιμάσει τα κατάλληλα έγγραφα και θα διασφαλίσει τη νομιμότητα των αποφάσεων και τη σωστή ακολουθία κινήσεων, όπως απαιτεί ο νόμος σε κάθε περίπτωση. Σημαντικό είναι σε κάθε εταιρεία, και οπωσδήποτε στις μεγάλου οικονομικού μεγέθους επιχειρήσεις, ο καθένας να κάνει τη δουλειά που ξέρει καλά να κάνει. Οι one man show επιχειρήσεις ακόμη και στη χώρα μας πλέον δεν έχουν μέλλον. Η πιο σημαντική λοιπόν κίνηση μετά την ίδρυση της ετιαρείας σας, είναι να προσλάβετε το κατάλληλο προσωπικό και τους κατάλληλους συνεργάτες. Να υπογράψετε τις κατάλληλες συμβάσεις εργασίας με καθέναν, και εν τέλει να εργαστείτε με τη βοήθεια και τις συμβουλές των ειδικών σε κάθε τομέα δραστηριότητας της επιχείρησής σας.

Δημοσιεύθηκε: Financial RAM